1.- ¿Qué es un Oficial de Cumplimiento?
Es una persona de reconocida solvencia moral y ética, con conocimientos comprobados en materia de Legitimación de Capitales, Financiamiento al Terrorismo y Financiamiento a la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LC/FT/FPADM) y otros ilícitos, y conocimiento, experiencia y comprensión de los servicios o productos que ofrece el prestador de servicios turísticos; siendo la responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema Integral de Administración de Riesgos de LC/FT/FPADM y otros ilícitos.
2.- ¿Qué perfil debe tener el Oficial de Cumplimiento?
- Poseer título de educación universitaria o técnico.
- Ser una persona de reconocida solvencia moral y ética, con conocimientos comprobados en materia de LC/FT/FPADM y otros ilícitos, asimismo, deberá tener experiencia, conocer y comprender los servicios o productos que ofrece el prestador de servicios turísticos y los riesgos de la zona geográfica donde opera.
- Ser un empleado de alto rango o nivel, con poder de decisión, que dependa y reporte directamente a la junta directiva o el órgano que ejerza función equivalente, quien será el encargado de su designación.
- Estar jerárquicamente un escalafón por debajo del Presidente del sujeto obligado o quien haga sus veces en la estructura organizativa de la Entidad.
- Estar dedicado en forma exclusiva a las funciones de prevención y control de los hechos relacionados con LC/FT/FPADM y otros ilícitos.
La autoridad funcional y las decisiones que en el marco de la ejecución de sus actividades ejerza o adopte el Oficial de Cumplimiento, serán de observancia obligatoria por parte de todos los ejecutivos, empleados o empleadas y unidades asesoras de la empresa, una vez que dichas decisiones sean aprobadas por la junta directiva o el órgano que ejerza función equivalente.
3.- ¿Cuáles son las funciones del Oficial de Cumplimiento?
- Elaborar, coordinar, supervisar, administrar y promover el cumplimiento de las políticas, procedimientos, programas, disposiciones y controles, relacionados con el funcionamiento del SIAR LC/FT/FPADM y otros ilícitos; así como, de la adhesión a toda la reglamentación vigente que rige esta materia.
- Conocer los informes finales y las observaciones y recomendaciones incluidas en los documentos, producto de las inspecciones realizadas por los organismos competentes y los auditores, a fin de dar seguimiento a las acciones correctivas relacionadas con las deficiencias o debilidades detectadas.
- Diseñar conjuntamente con la UPC LC/FT/FPADM y otros ilícitos, un POA PCLC/FT/FPADM y otros ilícitos, el cual deberá ser presentado a la junta directiva o el órgano que ejerza función equivalente, para su aprobación, basado en la normativa vigente, políticas, programas, normas y procedimientos y controles internos de prevención y control de LC/FT/FPADM y otros ilícitos, siendo el responsable de su seguimiento y evaluación de cumplimiento.
- Presentar al Presidente, en reunión de junta directiva o el órgano que ejerza función equivalente, informes trimestrales de la gestión, seguimiento y evaluación de cumplimiento del POA PCLC/FT/FPADM y otros ilícitos; así como el Informe Operativo Anual que deberá contener como mínimo: estadísticas de casos analizados y casos reportados a las autoridades competentes; operaciones inusuales, tipologías, las políticas, estrategias, planes, programas, normas internas, procedimientos y recomendaciones a implementar o modificar para el mejoramiento de los procedimientos adoptados.
- Supervisar la elaboración y desarrollo del Programa Anual de Adiestramiento, con el apoyo del Área de Recursos Humanos, con la finalidad de garantizar la capacitación de los empleados o empleadas con temas referentes a la PCLC/FT/FPADM y otros ilícitos.
- Analizar los Reportes internos de Actividades Sospechosas debiendo decidir la pertinencia de elaborar y remitir el formulario Reporte de Actividades Sospechosas (RAS) a la UNIF o archivarlo y hacerle seguimiento al caso; así como, dejar constar en un informe la decisión adoptada y las opiniones que la sustentaron.
- Evaluar los nuevos productos y servicios, y en caso de considerarlo conducente, recomendar a los encargados de las áreas de riesgos, procesos, negocios y mercadeo del prestador de servicios turísticos, la adopción de medidas de prevención en el tema LC/FT/FPADM y otros ilícitos.
- Mantener las relaciones interinstitucionales y dar respuesta a las solicitudes de información pertinentes a los organismos, autoridades u organizaciones competentes; en lo referido a la prevención, represión y control de LC/FT/FPADM y otros ilícitos, dentro de los plazos establecidos; y representar a la empresa en convenciones, eventos, foros, comités y actos oficiales nacionales e internacionales relacionados con la materia, previa designación de la junta directiva.
- Velar por la debida actualización de los documentos y/o formularios vinculados con la materia de prevención y control de LC/FT/FPADM y otros ilícitos; tales como Código de Ética, Compromiso Organizacional, Manual para LC/FT/FPADM y otros ilícitos. Fichas de Registro de Clientes, empleados o empleadas y proveedores, incluyendo la Declaración Jurada de origen y destino de fondos, entre otros.
- Desarrollar estrategias comunicacionales dirigidas a los clientes, empleados o empleadas y proveedores en relación con la materia, coordinadas con el área de Recursos Humanos y de mercadeo.
- Otras estrictamente relacionadas con la materia de prevención y control de LC/FT/FPADM y otros ilícitos, a juicio de la Junta Directiva o el órgano que ejerza función equivalente del Sujeto Obligado.
En caso de ausencias temporales del Oficial de Cumplimiento o Responsable de Cumplimiento, que no excedan de sesenta (60) días hábiles, las funciones serán asumidas por la persona que designe por escrito la junta directiva o el órgano que ejerza función equivalente, con el perfil requerido para asumir dichas funciones. En caso de falta absoluta, superiores a los sesenta (60) días hábiles, se deberá designar un nuevo Oficial de Cumplimiento dentro de los treinta (30) días continuos siguientes a la fecha en que sea declarada la falta por el Presidente del prestador de servicios turísticos.
4.- ¿Quién designa al Oficial de Cumplimiento?
El proceso de calificación, selección y nombramiento del Oficial de Cumplimiento es de la Junta Directiva del prestador de servicios turísticos. Ésta asume la última responsabilidad del cumplimiento de las normas contra la LC/FT/FPADM y otros ilícitos
